La implementación de un sistema de gestión por procesos, siempre conlleva algunos riesgos, y el más común es abandonar el proyecto a mitad del camino. Para evitar que, lo dicho anteriormente, suceda, he desarrollado ciertos tips para implementar gestión por procesos, que estoy seguro le serán de mucha utilidad.
Una de las frases que siempre suelo escuchar es que, este tipo de implementaciones es únicamente para empresas medianas o grandes; nada más alejado de la realidad. Toda empresa, sin importar el tamaño, o el número de trabajadores, puede implementar gestión por procesos.
Como en todo proyecto de implementación, siempre debemos tomar en cuenta que trabajamos con personas, y debemos saber cómo motivarlas para que pueda concluir con éxito dicho proyecto. Cambiar la forma de trabajar a un enfoque por procesos, no es tarea sencilla, y requiere del compromiso de todos para finalizarla sin mayores inconvenientes.
De lo que estoy seguro es que, si usted decide hacerlo, podrá ver el beneficio de dicha implementación en muy poco tiempo.
A continuación, vamos a revisar los tips, que le ayudarán a llevar las cosas de una manera más organizada, cuando implemente, una administración por procesos.
Tips para implementar gestión por procesos
Elegir los procesos que agreguen más valor a la organización
Aquí, debemos elegir los procesos más importantes, es decir, los que se encuentran directamente vinculados a la entrega del producto o servicio al cliente. Si no lo hacemos así, estaremos tratando de mejorar procesos que quizás no tengan una relevancia muy grande dentro de la organización, y que, al final del día, no nos representen ahorros significativos en recursos.
En pocas palabras, los procesos a elegir para mejorarlos, están directamente relacionados con la razón de ser de la organización.
Ejercer un adecuado liderazgo y trabajo en equipo
Al cambiar al enfoque por procesos, se debe tomar en cuenta que, estos son transversales, es decir, que cruzan toda la organización. Por ejemplo, un proceso de compras cruzará varios departamentos, desde que se solicita el bien o servicio, hasta que se le paga al proveedor. Debido a esto, el liderazgo y el trabajo en equipo son indispensables de desarrollar, para que la implementación sea exitosa.
En resumen, un adecuado liderazgo ayudará a que, los equipos de trabajo, se enfoquen en lo que verdaderamente importa, dentro de la gestión por procesos.
Comunicación efectiva
Como vimos en el punto anterior, al conocer que debemos trabajar entre varios departamentos para mejorar un proceso específico, es indispensable que, la comunicación fluya de una manera efectiva entre todos. Al hablar de comunicación, nos referimos no únicamente a la manera de expresar algo, sino también, al arte de escuchar.
En conclusión, si no logramos mantener un adecuado canal de comunicación, va a ser muy difícil que los equipos de trabajo realicen una mejora de los procesos.
Utilización de herramientas de calidad adecuadas para su organización
Existen varias herramientas de la calidad y, tomando en cuenta que, cada empresa es diferente a otra, las herramientas a utilizar deben ser las más adecuadas según su realidad. Por ejemplo, si es una empresa de producción, quizás le interese mas aplicar un control estadístico de procesos que un diagrama de espina de pescado (Ishikawa). Elegir la herramienta adecuada de la calidad, dependerá de los problemas que usted tenga, para ver cuál de ellas le puede entregar la mejor solución.
Cabe recalcar que, una de las herramientas que más se utiliza, para mejorar procesos, es el diagrama de flujo.
Compromiso de la alta dirección
Este punto, a mi parecer, es el más importante de todos y es el primer punto a considerar en una implementación de cualquier tipo. El éxito o el fracaso dependerá del compromiso que se tenga en la alta dirección. Si el compromiso es fuerte y en verdad desean mejorar, entonces la implementación tendrá el compromiso del resto de la organización; pero si, no existe compromiso desde arriba, será casi imposible poder mejorar sus procesos.
No olvide que, dentro del compromiso, se encuentra también el brindar una adecuada capacitación al personal de su empresa sobre el tema a implementar.
Como pueden observar, el camino no es fácil, pero si deciden hacerlo, los resultados serán muy satisfactorios en el corto, mediano y largo plazo.